Как правильно составить бриф?
Предположим ваша компания планирует объявить тендер на перевозки или тендер дизайна для вашего нового офиса. Кажется, что может быть проще. Стоит разместить объявление на сайте компании, и вот поставщики и исполнители посыпались как из рога изобилия. Однако на практике всё оказывается не так просто. Приглашение к участию или “бриф” для участия в тендере на перевозки или тендере дизайна необходимо составить в соответсвии с определёнными, давно отработанными на практике правилами. Если обобщить, то в “брифе” опытный сотрудник должен сформулировать цели тендера и обозначить чёткие и ясные критерии (требования) для контрагентов.
“Бриф” может быть размещён в СМИ, на интернет-ресурсах с самым широким доступом, а может быть направлен только ограниченному кругу участников. Во втором случае приглашения направляются только компаниям, которых заказчик по каким-то своим субъективным причинам предпочитает больше, чем иные.
Типовой “бриф”, например, для тендера на перевозки содержит 7 элементов. Это небольшое описание компании-заказчика. Далее раскрывается задача, проблема, цели, которые хочет достигнуть или преодолеть компания-заказчик. Обязательно необходимо описать результат, который должен быть достигнут по результатам тендера. Очень чётко, прозрачно и ясно должны быть описаны требования к участникам тендера. И, наконец, остаются три технических шага: представить форму заявки, обозначить критерии оценки претендентов и, конечно, указать сроки проведения конкурса.
Как видите провести тендер дизайна для своей студии или прочего учреждения не так уж и просто. Но на самом деле это только верхушка айсберга. Проведение грамотного тендера под силу только очень квалифицированному специалисту. Для этого нужно знать множество нюансов, особенностей этого бизнес-процесса. Можно, конечно, отказаться от вышепредложенной схемы подготовки приглашения, но многолетний опыт показывает, что отступление от отработанной схемы лишь затрудняет общение с потенциальными исполнителями и поставщиками. Исключением может стать ваш маркетинговый гений, который предложит миру абсолютно новую схему ведения бизнеса. Но критерий будет один – прибыль и эффективность.
Возьмём, к примеру, этап постановки проблемы. Менеджер должет подать сигнал адресату о вашем беспокойстве, вашей проблеме. Какие вопросы вы хотите разрешить, что вас не устраивает в вашей компании. Это самый важный раздел “брифа”, он всегда по нескольку раз уточняется. Всё дело в том, что у опытного маркетолога ознакомившегося с проблемной областью в голове сложится путь разрешения проблемы, что могут возникнуть в этом пути, а также ресурсы, которые необходимо взять с собой для успешного достижения конечной цели. Без понимания этих вопросов компания-заказчик не получит внятных предложений или получит их в недостаточном качестве/количестве. А в таком развитии ситуации не один серьёзный бизнесс не заинтересован, ведь каждый вложенный цент должен приносить дивиденды.